Virksomheden skal sørge for, at der sker korrekt opbevaring af regnskabsmateriale, herunder blandt andet bilag og kasseoptællinger. Materialet skal opbevares i 5 år, som regnes fra udgangen af det regnskabsår, som virksomheden befinder sig i. Det vil sige, at hvis virksomhedens regnskab følger kalenderårets, skal der opbevares materiale for perioden 2014-2018. Man skal være opmærksom på, at skattelovgivningen i nogle tilfælde kan kræve materiale opbevaret i længere tid end 5 år.
I hele perioden skal virksomheden sørge for, at materialet er opbevaret på betryggende vis samt at materialet selvstændigt og entydigt kan findes frem. Med betryggende vis menes der, at materialet i rimeligt omfang skal beskyttes mod tyveri, brand eller andre hændelser, som utilsigtet kan ødelægge materialet.
Hvordan kan opbevaring af regnskabsmateriale ske?
Bilag og regnskabsmateriale kan opbevares både i papirform og elektronisk. Hertil skal det nævnes, at det ikke er et krav, at materialet opbevares i papirform. Reglerne omkring opbevaring af regnskabsmateriale står i Bogføringslovens kapitel 5, som kan læses her.
Alt efter hvordan man vælger at opbevare virksomhedens materiale, er der nogle ting, som man skal være opmærksom på. Såfremt materialet opbevares i papirform, skal det opbevares i Danmark, jf. § 12 i Bogføringsloven. Dette er for at sikre, at det altid er tilgængeligt for eventuel kontrol eller gennemgang.
Elektronisk opbevaret materiale kan godt opbevares i udlandet, så længe nedenstående er opfyldt:
- Opbevaringen sker efter Bogføringslovens regler
- Materialet skal kunne fremskaffes til brug her i landet til enhver tid
- Beskrivelse af det benyttede system samt eventuelle koder skal opbevares i Danmark
- Materialet skal kunne udskrives, så det er tydeligt eller kunne åbnes i anderkendt filformat
Der er ikke nogle regler om, at alt regnskabsmateriale skal opbevares på samme måde. Man skal derfor blot holde sig for øje, at det hele nemt kan findes frem af tredjepart.
Hvis du er i tvivl om du opbevarer dit bogføringsmateriale korrekt, er du velkommen til at kontakte os på telefon 70 60 53 50. Er du interesseret i vores ydelser, kan du læse mere her.